【個人】タスク管理苦手な私が5年かけて出した結論はエクセル

仕事・キャリア

こんにちは。Sugurupapaです。

Webマーケティング専門の友人に、ブログは常に新しい記事がないと飽きられちゃうよと言われ、ハッとしたので更新頻度を上げられるようにがんばってみています。

さて、今日は社会人が避けては通れないタスク管理についてです。

実はわたしはタスク管理が大の苦手で、入社してから上司に怒られたことの9割はタスク管理といっても過言ではありません。

約5年悩まされてきましたが、最近1つの答えにたどり着いた感があるので、同じようにタスク管理に悩むあなたのお役に立てればという思いで書いています。

「なんだかんだでいつも残業しちゃってる…」
「タスク管理をもっとうまくできるようになりたい!」

こんな悩みを解決できる記事になるようにがんばります!

タスク管理とは?

そもそもタスク管理の定義はなんでしょうか?

調べてみました。

タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたって業務を細かい「やること」単位で分解し、優先度や量を決定して進捗を管理することです。タスク管理とは個人単位やチーム単位で行うもので、やるべきことを適切な順番で対処できるように、そして忘れないようにする目的があります。

BOXIL公式HPより引用


業務の優先順位をつけて進捗を管理することをタスク管理と呼ぶようです。

ちなみに、タスク管理とToDo管理の違いは期限があるかないかです。

個人のタスク管理ができるメリット

個人のタスク管理がうまくいくとどんなメリットがあるのでしょうか。


・上司に怒られなくなり評価も上がる
・残業が少なくなる
・結果、友達と過ごしたり、趣味にあてられる時間が増える


いいことばかりですね!

個人のタスク管理がうまくいかない理由

では、なぜ個人のタスク管理はうまくいかないのでしょうか。

タスク管理が苦手だった私自身が感じていた理由はこんな感じです。


・聞いたことを忘れてしまう
(これくらいなら覚えておけると思ってメモをせず、すっかり忘れている。。)

・タスクの所在がバラバラになってしまう
(ToDoのノートに書いたり、打ち合わせのノートに書いたり、資料内にメモしたり、、)

・期日を確認していない、もしくは忘れてしまう
(上司から「どうなってる?」と聞かれた時に、進捗してなかったことに気づく。。)


同じような悩みはありましたでしょうか?

1つでも該当するものがありましたら、以降の内容はきっとお役に立てると思います。

個人のタスク管理を上手にやるならエクセル1択

タスク管理に悩む人はたくさんいるので、ネットにはいろんなタスク管理ツールや情報があふれています。

わたしもこれまでいろいろと試してきました。
Trello、jootoといったメジャーツールから、インターネットに転がっているフォーマットからノートでの管理まで試せることは大体やった感があります。

実際、Trelloやjootoなどのサービスはすばらしかったのですが、本格的に使おうとすると個人で月額課金することになってしまうので、結局本格導入に至りませんでした。


その点、エクセルはどんなにカスタマイズしても無料です!


「自分に合ったタスク管理をするためには、オリジナルのフォーマットを作るしかない!」

一大決心し、試行錯誤しながらフォーマットの改善を繰り返した結果、1つのシンプルな形にたどり着きました。

個人のタスク管理をエクセルで行う方法

それでは、実際に個人のタスク管理をエクセルで行う方法を紹介していきます。

タスク管理用フォーマットを作成(テンプレート画像あり)

まずは、タスク管理用フォーマットを作成していきます。

手順としては、以下の通りです。


①1番上の行に必要項目を記入する
(No.、アイテム、開始予定、終了予定、開始実績、終了実績、備考)
②打ち合わせなどの予定を先に入れる
③それ以外の時間にメール対応、重要事項対応、具体的なタスクの予定を入れる
(1時間以上のタスクは”具体的なタスク”、1時間未満のタスクは”重要事項対応”で区別する)
④備考欄に細かいタスクと見積り時間を記載する


一例ですが、できあがる資料のイメージ↓

このフォーマットでは、予定とタスクを一箇所にまとめているので、毎回次に何をやるべきかを考える必要がなくなります。

シートを複製することで、あらかじめ複数日の予定を作っておくことも可能です。

タスク管理用フォーマットに実績を投入

タスク管理用フォーマットに予定を記入できたら、あとは実績を投入していきます。

手順としては、以下の通りです。


①開始実績と終了実績を記入する
②備考欄に記載した細かいタスクについても、予定と実績、所要時間を記入する
③会議中に依頼を受けたタスクは期日と合わせて備考欄に記入する
④想定より時間がかかったタスクについて、理由がわかる場合は備考欄にメモしておく


こちらも一例ですが、上記を実施した資料のイメージ↓

このように予定に対しての実績を書いておくと、自身が見積った時間に対して、実際どのくらい時間がかかったのかが視覚化と振返りができるため、見積りの精度を上げていくこともできます。

【Tips】タスク管理用フォーマットをうまく運用するコツ

タスク管理用フォーマットをうまく運用するためにはコツがあります。


それは、完璧を目指さないことです。


自分以外の人とも関わる仕事をする以上、すべて立てた予定どおりに1日が終わることなんてほとんど不可能です。

お客様や上司、時には自分自身が起因で会議時間が伸びてしまうこともあると思います。

自分にはコントロールできないこともあると割り切り、自らコントロールできることに集中する方が時間を有意義に使えるのではないでしょうか。

まとめ

本日は個人のタスク管理をエクセルで実施する方法について紹介しました。

いかがでしたでしょうか?

タスク管理に悩むあなたの心が少しでも軽くなったらとても嬉しいです。

最後までお読みいただきありがとうございました。

Sugurupapa


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